У час цифровізації бізнесу дедалі більше компаній переходять на електронний документообіг. Та все ж багато хто вагається: чи справді такі документи мають юридичну силу? Чи приймуть їх у суді, податковій або під час перевірки? А головне — як переконатися, що підпис не підроблений?
Відповідно до Закону України «Про інформацію», документом вважається матеріальний носій, що містить інформацію та виконує функції її збереження і передачі в часі та просторі.
Електронний документ — це форма документа, в якій дані зафіксовані у цифровому вигляді. Він обов’язково має містити встановлені реквізити, що надають йому юридичної сили.
Правовий статус електронних документів в Україні чітко визначений Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV (далі — Закон № 851), а також Законом України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» № 2155 (далі — Закон № 2155). Ось ключові положення:
Оригіналом електронного документа є його електронний примірник, що містить усі обов’язкові реквізити, включно з електронним підписом автора. Якщо використовується кваліфікований електронний підпис (КЕП), такий документ прирівнюється до паперового, підписаного вручну.
Щоб електронний документ мав юридичну силу, його потрібно підписати одним із видів електронного підпису. В Україні використовують два основні типи: кваліфікований електронний підпис (КЕП) та удосконалений електронний підпис (УЕП).
КЕП — це цифровий підпис, що зберігається на захищеному пристрої (токені) або в надійному хмарному середовищі. Він забезпечує високий рівень безпеки та зручності. Наприклад, сервіс «Вчасно.КЕП» дозволяє легко підписувати документи онлайн і надсилати їх до державних установ або контролюючих органів.
УЕП, на відміну від КЕП, зберігається на звичайному носії — наприклад, флешці чи CD-диску. Хоча він також надає документам юридичну силу, рівень довіри до нього нижчий, а захист менш надійний.
Електронні документи мають таку ж доказову силу, як і паперові, і можуть використовуватись у судових справах як електронні докази (ст. 96 ГПК України). Їх не можна відхилити лише через електронну форму.
Справжність електронного підпису КЕП перевіряється автоматично у сервісах обміну документами або через спеціальні інструменти для перевірки сертифікатів ключів.
Після накладення електронного підпису особа несе таку ж юридичну відповідальність, як і при підписанні паперового документа власноруч. Електронний підпис підтверджує, що підписант ознайомився зі змістом документа, погодився з ним і взяв на себе відповідні зобов’язання. У разі спору підписаний електронний документ може бути використаний у суді як доказ.
Щоб уникнути ситуацій, коли хтось може підписати документ вашим електронним ключем без вашого відома, важливо дотримуватися кількох правил:
Міф 1: «Електронні документи — це неофіційно».
Насправді електронні документи, підписані кваліфікованим електронним підписом (КЕП), мають таку ж юридичну силу, як і паперові з «мокрою» печаткою. Це передбачено законодавством України та підтверджено судовою практикою.
Міф 2: «Це тільки для внутрішнього використання».
Цифрові документи активно використовують у взаємодії з контрагентами, державними органами та банками. Вони є повноцінним інструментом офіційного документообігу між компаніями.
Міф 3: «КЕП легко підробити».
Кваліфікований електронний підпис захищено криптографічними алгоритмами. Підробити його майже неможливо без доступу до особистого ключа та пароля, що забезпечує високий рівень безпеки.
Електронні документи, підписані належним чином, мають повну юридичну силу, дозволяють заощаджувати час, зменшувати витрати та пришвидшувати бізнес-процеси.
Довіряйте сучасним рішенням і переходьте на цифровий формат з «Вчасно» — це зручно, надійно та абсолютно законно.
Матеріал публікується на правах реклами ℗
〉〉 Вподобали статтю? Найкращий лайк - переказ 50, 100, 200 грн. для гонорарів авторам "Новинарні". Наші рахунки – тут.
〉〉 Кожен читач "Новинарні" має змогу налаштувати щомісячний переказ на довільну суму через сервіс Patreon - на підтримку редакції.
Ми виправдовуємо довіру!
